Cykl PDCA w planowaniu i rozliczaniu kontroli BHP

Kontrola BHP przeprowadzona raz nie mówi wiele. Dopiero kontrole zaplanowane na cały rok, wykonane według tych samych kryteriów i rozliczone przez przełożonego pokazują kierownictwu, jak naprawdę wygląda bezpieczeństwo w firmie. Ekspert SECURA opisuje, jak autorski harmonogram kontroli i comiesięczne sprawdzanie jego realizacji zamieniły rutynę w zamknięty cykl Planuj — Wykonaj — Sprawdzaj — Działaj.

Rodzaj organizacji	przedsiębiorstwo wielozakładowe: centrala i cztery zakłady o różnym profilu, w tym produkcja, warsztaty, magazyny i transport
Zakres	17 obszarów kontroli, w tym 5 grup maszyn i urządzeń; kontrole wykonuje zespół służby BHP i firma zewnętrzna
Narzędzia	roczny harmonogram kontroli w tygodniach, kryteria kontroli dla każdego obszaru, standard przeprowadzania kontroli i protokołu, kalendarz elektroniczny z powiadomieniami, comiesięczna weryfikacja realizacji
Rola SECURA	opracowanie harmonogramu i standardu, szkolenie zespołu, udział w kontrolach, nadzór nad realizacją i raportowanie wyników kierownictwu

1. Problem: „ale to już było”

Każdy, kto prowadzi kontrole BHP dłużej niż kilka lat, zna to uczucie. Wraca się na ten sam wydział albo plac budowy po miesiącu i widzi te same nieprawidłowości. Sprawdza się w kółko to, co widać od wejścia: porządek, środki ochrony indywidualnej, drogi komunikacyjne.

Wiele lat temu ekspert SECURA zobaczył to zjawisko we własnym zespole. Kontrole odbywały się regularnie, ale z przyzwyczajenia trafiały tam, gdzie było najbliżej i najprościej. Inne obszary wypadały z pola widzenia na długie miesiące, na przykład:

• badania lekarskie i szkolenia, sprawdzane w kadrach, a nie na hali,
• urządzenia poddozorowe i instalacje energetyczne z ich dokumentacją i przeglądami,
• pomiary czynników szkodliwych i informowanie pracowników o wynikach,
• transport zewnętrzny, pojazdy i dokumentacja kierowców,
• stanowiska biurowe w centrali.

Po rozmowie z zespołem, która nie należała do przyjemnych, przyszedł czas na wnioski. Najważniejszy był jeden.

2. Zasada nadrzędna: każdy istotny obszar kontrolujemy co najmniej raz w roku

Kontrole planuje się po to, żeby żaden obszar ważny dla funkcjonowania firmy nie został pominięty. Rzetelne monitorowanie wymaga sprawdzenia każdego z nich przynajmniej raz w roku, w każdej jednostce, w której ten obszar występuje. Tam, gdzie ryzyko jest wyższe albo poprzednie kontrole wykazały problemy, kontroluje się częściej.

Kontrola zaplanowana to kontrola, która się odbędzie. Kontrola „przy okazji” to kontrola, która najczęściej się nie odbędzie.

Tę zasadę realizuje harmonogram, a jego wykonanie rozlicza się w cyklu PDCA. Kolejne rozdziały opisują cztery etapy cyklu tak, jak działają w praktyce.

3. P — Planuj: autorski harmonogram kontroli

Ekspert SECURA opracował plan monitorowania BHP, który w swojej podstawowej formie działa do dziś. To jeden dokument na cały rok, z trzema warstwami informacji.

Tabela obszarów i jednostek. Wiersze to obszary kontroli: od badań lekarskich i szkoleń, przez ocenę ryzyka, maszyny, magazynowanie i transport, po podwykonawców oraz wypadki i zdarzenia potencjalnie wypadkowe. Kolumny to centrala i poszczególne zakłady. W każdej komórce jest numer tygodnia, w którym obszar trzeba skontrolować, oraz oznaczenie osoby lub firmy, która to zrobi. Tam, gdzie obszar w danej jednostce nie występuje, komórka jest wyłączona.

Częstotliwość tam, gdzie jeden termin nie wystarczy. Bezpieczeństwo prowadzonych prac, w tym prac szczególnie niebezpiecznych, przestrzeganie zasad BHP przez pracowników i nadzór nad podwykonawcami nie mają jednego tygodnia w roku. W zakładach produkcyjnych kontroluje się je co najmniej raz w tygodniu albo raz na dwa tygodnie. Obszary takie jak magazynowanie i transport wewnętrzny mają w roku dwa lub trzy terminy.

Kryteria kontroli. Na kolejnych stronach harmonogramu każdy obszar ma opis, co w jego ramach trzeba sprawdzić. Doświadczonemu specjaliście wystarczy kilka zdań, żeby wiedzieć, czego się od niego oczekuje. Mniej wprawnym ekspert zaleca listy kontrolne, a doświadczonym przypomina, że od czasu do czasu też warto do nich wrócić. Kontrolujący może zakres rozszerzyć, jeśli wymaga tego dokładne zbadanie zgodności obszaru z wymaganiami.

Przykładowe kryteria z harmonogramu:

Obszar	Co sprawdzamy
Pierwsza pomoc	dostępność, oznakowanie i wyposażenie apteczek, instrukcja udzielania pierwszej pomocy, wykaz osób odpowiedzialnych za apteczki, uprawnienia i oznakowanie osób przeszkolonych
Czynniki szkodliwe i uciążliwe	wykonanie pomiarów zgodnie z harmonogramem, rejestr pomiarów, informacja o wynikach dla pracowników, w kartach oceny ryzyka i w skierowaniach na badania, karty charakterystyk i etykiety, dostępność ochronników słuchu przy hałasie
Odzież i środki ochrony indywidualnej	zgodność przydziału z tabelą norm i aktualność tej tabeli, oznakowanie CE, deklaracje zgodności, instrukcje użytkowania, kartoteki wydań, wymagania szczególne dla wybranych środków
Wypadki i zdarzenia potencjalnie wypadkowe	wiedza i zapisy jednostki o zdarzeniach, wykonanie zaleceń z protokołów powypadkowych i poawaryjnych oraz skuteczność podjętych działań

3.1. Dlaczego tygodnie, a nie daty

W harmonogramie celowo nie ma konkretnych dni, są tylko numery tygodni. Daje to specjalistom swobodę: dokładną datę ustalają sami, krótko przed kontrolą, z uwzględnieniem pracy zakładu, swoich innych zadań i dostępności osób kierujących pracami. Jeśli kontrola nie zmieści się we wskazanym tygodniu, nie dzieje się nic złego, pod warunkiem że odbędzie się w najbliższym wolnym terminie.

Swoboda co do dnia nie oznacza swobody co do tego, czy kontrola się odbędzie. Ta granica jest jasna dla całego zespołu.

3.2. Plan zatwierdza kierownictwo

Harmonogram ma pola „sporządził”, „sprawdził” i „zatwierdził”, a zatwierdza go prezes zarządu. Dzięki temu plan kontroli jest decyzją kierownictwa, a nie prywatnym kalendarzem służby BHP. Ma to znaczenie, gdy kontrolujący potrzebuje dostępu do dokumentów, osób albo miejsc pracy.

4. D — Wykonaj: z harmonogramu do kalendarza i protokołu

Plan w formie kartki na tablicy albo pliku PDF na serwerze nie przypilnuje terminów. Dlatego na podstawie harmonogramu każdy specjalista wpisuje swoje kontrole do kalendarza elektronicznego z powiadomieniami. Kalendarz przypomina o zbliżającym się tygodniu, pozwala zawiadomić osoby zainteresowane i daje przełożonemu wgląd w to, co jest zaplanowane.

Samą kontrolę prowadzi się według standardu wspólnego dla całego zespołu:

• przed kontrolą specjalista sprawdza wcześniejsze ustalenia i zalecenia dla tego obszaru,
• po przybyciu na miejsce zgłasza się do osoby kierującej pracami i mówi, po co przyszedł,
• rozmawia z pracownikami, żeby ustalić przyczynę nieprawidłowości, a nie tylko ją odnotować,
• zapisuje także dobre praktyki, żeby kontrola nie zamieniła się w polowanie na błędy,
• każde zalecenie ma osobę odpowiedzialną i termin,
• protokół powstaje niezwłocznie, póki ustalenia są aktualne.

Harmonogram zawiera też regułę, która spina kolejne kontrole: jeśli stwierdzono niezgodność, jej usunięcie sprawdza się podczas najbliższej kontroli po upływie terminu wyznaczonego na usunięcie.

5. C — Sprawdzaj: rola przełożonego

Harmonogram i kalendarz nie wystarczą, jeśli nikt nie sprawdza, czy plan jest wykonywany. Zdarza się, że ktoś zapomni o kontroli. Przyczyną bywa nawał innych zadań, urlop, nagła sprawa albo zwykłe przeoczenie.

Dlatego raz w miesiącu kierownik zespołu jako przełożony, porównuje harmonogram z protokołami i wpisami w kalendarzach. Sprawdza trzy rzeczy:

• czy kontrole zaplanowane na miniony miesiąc się odbyły,
• czy odbyły się w swoim tygodniu, a jeśli nie, to czy przeniesiono je na najbliższy wolny termin,
• czy powstały protokoły, a zalecenia z wcześniejszych kontroli zostały sprawdzone po upływie terminu.

To jest etap C w cyklu PDCA. Nie chodzi w nim o wyniki samych kontroli, tylko o to, czy proces kontrolowania działa tak, jak zaplanowano.

6. A — Działaj: wyjaśnienie i działania korygujące

Gdy przełożony widzi odchylenie, pierwszym krokiem jest rozmowa z pracownikiem. Jej celem nie jest szukanie winnego, tylko ustalenie, dlaczego kontrola się nie odbyła. Od odpowiedzi zależy, co dalej:

Działanie korekcyjne usuwa samo odchylenie: zaległą kontrolę wyznacza się na najbliższy możliwy termin i wpisuje do kalendarza.

Działanie korygujące usuwa przyczynę, żeby sytuacja się nie powtórzyła. Może to być inny podział kontroli w zespole, przesunięcie terminów kolidujących z innymi obowiązkami, uzupełnienie wiedzy specjalisty, zmiana ustawień powiadomień albo korekta harmonogramu na kolejny rok.

Etap A zamyka cykl i otwiera następny. Wnioski z całego roku trafiają do kolejnego harmonogramu: obszary, w których kontrole wykazywały problemy, dostają częstsze terminy, a terminy, których nie dało się dotrzymać, zostają przesunięte.

Ten sam mechanizm działa szerzej, w zarządzaniu niezgodnościami. Niezgodność stwierdzona podczas kontroli jest rejestrowana, analizowana pod kątem przyczyny, usuwana, a skuteczność działań sprawdza się na kolejnej kontroli. Pominięta kontrola to również niezgodność, tyle że w procesie monitorowania.

7. Wyniki dla kierownictwa

Kontrole prowadzone według jednego harmonogramu i jednego standardu dają coś więcej niż zbiór protokołów. Protokoły różnych specjalistów wyglądają podobnie i można je porównywać, a po roku układają się w dane. W przedsiębiorstwie z tego przykładu w ciągu jednego roku wykonano ponad 1 300 kontroli i audytów na stanowiskach pracy.

Wyniki przekazujemy kierownictwu zakładów, żeby wiedziały, czy jest dobrze, czy źle, i gdzie trzeba działać. W systemie zarządzania bezpieczeństwem to wymóg, a nie dodatek:

• monitorowanie i pomiar: kierownictwo musi wiedzieć, co jest monitorowane, jak często i z jakim wynikiem,
• ocena zgodności z prawem: kontrole wykonane według harmonogramu dają gotowy materiał do tej oceny,
• analiza stanu BHP i przegląd zarządzania: wyniki kontroli są jednym z głównych źródeł danych wejściowych.

Kierownictwo dostaje dwie informacje. Pierwsza dotyczy stanu bezpieczeństwa: jakie nieprawidłowości powtarzają się najczęściej i w których jednostkach. Druga dotyczy samego nadzoru: czy plan kontroli został wykonany. Obie są potrzebne. Dobre wyniki z kontroli, których połowa się nie odbyła, niewiele mówią.

Takie zestawienie wskazuje, gdzie skierować działania. W tym przykładzie nieporządek na stanowiskach oraz nieprawidłowości dotyczące maszyn i urządzeń to razem 42% ustaleń z listy. To jasny sygnał dla kierowników zakładów i podstawa do celów na kolejny rok.

8. Efekty

• każdy istotny obszar w każdej jednostce jest kontrolowany co najmniej raz w roku,
• obszary „niewygodne”, dokumentacyjne i rzadko odwiedzane przestały wypadać z pola widzenia,
• specjaliści mają swobodę co do dnia kontroli, a przełożony ma pewność co do jej wykonania,
• zaległości są wychwytywane w ciągu miesiąca, a nie przy rocznej analizie,
• kierownictwo dostaje porównywalne dane o stanie BHP i o realizacji nadzoru,
• przy kontroli organu albo w sporze komplet protokołów zgodny z zatwierdzonym planem dowodzi, że nadzór był systematyczny, a nie doraźny.

9. Wnioski

1. Plan roczny to pierwszy krok, nie formalność. Bez harmonogramu kontrole same skupiają się na tym, co widać od wejścia. Obszary rzadziej odwiedzane znikają z pola widzenia.

2. Tydzień zamiast daty. Numer tygodnia zostawia specjaliście swobodę organizacji pracy, a jednocześnie pozwala rozliczyć realizację.

3. Kryteria w tym samym dokumencie. Krótki opis, co sprawdzić w każdym obszarze, wyrównuje poziom kontroli w zespole i ułatwia start nowym osobom.

4. Harmonogram musi trafić do kalendarza. Plik na serwerze nie przypomina o terminach. Kalendarz z powiadomieniami tak.

5. Etap C należy do przełożonego. Comiesięczne porównanie planu z protokołami to kilkanaście minut pracy, które chroni przed rokiem pustych tygodni.

6. Odchylenie zaczyna się od rozmowy. Ustalenie przyczyny z pracownikiem pozwala dobrać działanie korygujące, które zadziała, zamiast samego upomnienia.

10. Sprawdź w swojej firmie

• czy masz zatwierdzony plan kontroli na cały rok,
• czy każdy istotny obszar w każdej jednostce był w ostatnich 12 miesiącach skontrolowany,
• czy kontrolujący wiedzą, co dokładnie sprawdzić w każdym obszarze,
• czy terminy kontroli są w kalendarzach z powiadomieniami,
• czy ktoś co miesiąc sprawdza, czy zaplanowane kontrole się odbyły,
• czy usunięcie niezgodności jest sprawdzane po upływie terminu,
• czy kierownictwo dostaje wyniki kontroli w formie, z której da się wyciągnąć wnioski.

11. Podstawa prawna i normy

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 207 § 2 pkt 2 — obowiązek zapewnienia przestrzegania przepisów i zasad BHP, wydawania poleceń usunięcia uchybień i kontrolowania ich wykonania.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704 ze zm.), § 2 ust. 1 — m.in. kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP, okresowe analizy stanu BHP przedstawiane pracodawcy.
• PN-ISO 45001:2018 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy — pkt 9.1 (monitorowanie, pomiar, analiza i ocena), 9.1.2 (ocena zgodności), 9.3 (przegląd zarządzania), 10.2 (incydent, niezgodność i działania korygujące).

SECURA opracowuje harmonogramy i standardy kontroli BHP, szkoli zespoły służby BHP i pomaga zbudować raportowanie wyników dla kierownictwa, tak aby kontrole tworzyły zamknięty cykl, a nie stertę protokołów.